KINNITATUD
Riigikogu Kantselei
direktori käskkirjaga nr 6
16.02.2000

Välissuhete osakonna põhimäärus

I Üldsätted
1. Välissuhete osakond (edaspidi osakond) on Riigikogu Kantselei (edaspidi Kantselei) põhimääruses ettenähtud struktuuriüksus.

2. Osakond juhindub oma tegevuses seadustest, Kantselei põhimäärusest, käesolevast põhimäärusest ja teistest õigusaktidest.

3. Osakonda juhib osakonnajuhataja, kelle nimetab ametisse Kantselei direktor kooskõlastatult Riigikogu juhatusega.

4. Osakonna teenistujate koosseisu, ametikohtade nimetused, palgaastmed ja neile vastavad palgamäärad kehtestab Riigikogu juhatus. Osakonna teenistuja palgamäära suuruse otsustab Kantselei direktor osakonnajuhataja ettepanekul.

5. Osakonna teenistuja teenistuskohustused, õigused ja vastutus määratakse kindlaks ametijuhendiga, mille kinnitab Kantselei direktor.

II Ülesanded
6. Osakonna põhiülesanne on arendada Riigikogu ja Kantselei välissuhteid ning koostööd ja informatsioonivahetust välisriikide parlamentide ja rahvusvaheliste organisatsioonidega, Eesti Välisministeeriumiga ning välisriikide saatkondadega Eestis.

7. Põhiülesande täitmiseks osakond:

7.1. korraldab delegatsiooni asjaajamist, valmistab ette delegatsiooni visiite ja kohtumisi, hangib vajaliku taustinformatsiooni ning abistab delegatsiooni vajalike dokumentide koostamisel ja vormistamisel;

7.2 korraldab Parlamentidevahelise Liidu (IPU) Eesti rahvusrühma asjaajamist, valmistab ette rahvusrühma visiite ja kohtumisi, hangib vajaliku taustinformatsiooni ning abistab rahvusrühma vajalike dokumentide koostamisel ja vormistamise;

7.3. korraldab Riigikogu parlamendirühma asjaajamist, valmistab ette rahvusrühma visiite ja kohtumisi, hangib vajaliku taustinformatsiooni ning abistab rühma vajalike dokumentide koostamisel ja vormistamisel;

7.4. nõustab Riigikogu aseesimehi ja komisjone väliskülaliste vastuvõtmisel ning korraldab külaliste logistilise teenindamise;

7.5. nõustab Riigikogu fraktsioone ja Kantselei struktuuriüksusi väliskülaliste vastuvõtmisel;

7.6. korraldab Riigikogu esimehe ja Kantselei direktori külaliste vastuvõtu;

7.7. koostab Riigikogu esimehe välissõitude ajakava ja kooskõlastab selle Välisministeeriumi protokolliosakonnaga;

7.8. koostab Riigikogu esimehe ja Kantselei direktori välissõitude programmi ja vajaliku dokumentatsiooni ning hangib vajaliku taustinformatsiooni;

7.9. valmistab ette ja kooskõlastab Riigikogu liikmete ja Kantselei teenistujate reisivariandid, hangib viisad ja piletid;

7.10. valmistab ette Riigikogu esimehe ja Kantselei direktori visiidijärgsed tänukirjad;

7.11. võtab vastu välislähetuseks vajalikud dokumendid vastavalt välislähetuse vormistamise korrale ning valmistab ette Riigikogu juhatuse otsuse eelnõu (Riigikogu liikme puhul) või Kantselei direktori käskkirja projekti (Kantselei teenistuja puhul);

7.12. korraldab informatsioonivahetust Riigikogu ja Kantselei ning Välisministeeriumi ja Eestisse akrediteeritud diplomaatiliste esindustega;

7.13. informeerib vajadusel Kantselei pressitalitust ja teisi Kantselei struktuuriüksusi oma tegevusest.

III Õigused
8. Osakonnal on õigus:

8.1. saada Riigikogu ja Kantselei juhtkonnalt ning struktuuriüksustelt tööks vajalikke andmeid ja informatsiooni;

8.2. teha Riigikogu juhatusele, Kantselei direktorile ja struktuurüksustele ettepanekuid välissuhtlemise paremaks korraldamiseks;

8.3. osaleda Riigikogu komisjoni istungil komisjoni esimehe nõusolekul.

IV Osakonna juhtimine
9. Osakonnajuhataja :

9.1. juhib osakonna tööd ja tagab osakonnale pandud ülesannete täitmise;

9.2. jaotab tööülesanded osakonna teenistujate vahel ja kontrollib nende täitmist, määrab osakonna teenistujate hulgast Riigikogu delegatsioonide teenindamiseks delegatsioonisekretärid ja parlamendirühmade teenindamiseks sekretärid;

9.3. koostab osakonna eelarve projekti ja jälgib eelarve täitmist;

9.4. nõustab Riigikogu esimeest välispoliitilistes ning välissuhtlemisega seotud küsimustes;

9.5. teeb Kantselei direktorile ettepaneku osakonna struktuuri, koosseisu, osakonna tegevuseks vajalike vahendite eraldamise, töötingimuste tagamise ja töökorralduse muutmise ning osakonna teenistujate palkade, lisatasude ja toetuste määramiseks ning ergutuste ja distsiplinaarkaristuste kohaldamiseks;

9.6. teeb Kantselei direktorile ettepaneku osakonna teenistuja ametisse nimetamiseks ja ametist vabastamiseks;

9.7. hindab iga-aastaste vestluste alusel osakonna teenistujate töötulemusi ja nende vastavust ametikohal esitatavatele nõuetele ning teeb ettepanekuid konkursi- ja atesteerimiskomisjonile;

9.8.taotleb osakonna teenistujatele koolitust osakonna ülesannete paremaks täitmiseks;

9.9. annab alluvatele teenistusalaseid korraldusi teenistuskohustuste täitmiseks ja seadusega ettenähtud korras ühekordseid teenistusalaseid korraldusi, mille täitmine ei tulene nende teenistuskohustustest;

9.10. esindab osakonda oma ülesannete täitmisel;

9.11. täidab muid Kantselei põhimäärusest ja ametijuhendist tulenevaid, samuti Kantselei direktori poolt antud ülesanded.

10. Osakonna asejuhataja-protokolliülem:

10.1. asendab osakonnajuhatajat tema äraolekul;

10.2. tagab Riigikogu esimehe ja Kantselei direktori külaliste protokollilise teenindamise;

10.3. koostab ja kooskõlastab Riigikogu esimehe ja Kantselei direktori väliskülaliste külastusprogrammid ja vajaliku dokumentatsiooni ning hangib vajaliku taustinformatsiooni;

10.4. nõustab Riigikogu ja Kantselei struktuuriüksusi protokolliküsimustes.