KINNITATUD
direktori 16.05.2012
käskkirjaga nr 13
DOKUMENDI- JA ASJAAJAMISOSAKONNA PÕHIMÄÄRUS
I. ÜLDSÄTTED
1. Dokumendi- ja asjaajamisosakond (edaspidi osakond) on Riigikogu Kantselei (edaspidi Kantselei) põhimääruses ettenähtud struktuuriüksus, mis allub Kantselei asedirektorile (edaspidi asedirektor).
2. Osakonna põhimääruse kinnitab ja teeb selles muudatusi Kantselei direktor asedirektori ettepanekul.
3. Osakond juhindub oma töös seadustest, Kantselei põhimäärusest, käesolevast põhimäärusest ja muudest õigusaktidest.
4. Osakonna teenistujate koosseisu, ametikohtade nimetused, palgaastmed ja neile vastavad palgamäärad kehtestab Riigikogu juhatus. Osakonna teenistujate ametipalgad määrab Kantselei direktor osakonnajuhataja ettepanekul kooskõlastatult asedirektoriga.
5. Osakonna teenistuja teenistuskohustused, õigused ja vastutus määratakse kindlaks ametijuhendiga, mille kinnitab Kantselei direktor.
6. Osakonna koosseisus on asjaajamistalitus, eelnõutalitus, stenogrammitalitus ja tõlkebüroo.
7. Osakonnal on oma nimetusega kirjaplank ja ümarpitsat.
II. ÜLESANDED
8. Osakonna põhiülesanne on Riigikogu juhatuse ja liikmete ning komisjonide ja fraktsioonide dokumendialane teenindamine, Riigikogu ja Kantselei asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamine, Riigikogu arhiivi pidamine ning Riigikogu liikmete teenindamine istungisaalis. Osakond täidab oma ülesandeid talituste ja büroo kaudu.
9. Asjaajamistalitus:
9.1. tagab Riigikogu istungitel hääletussüsteemi kasutamise, teenindab täiskogu istungite ajal Riigikogu liikmeid ning jaotab neile tööks vajalikke materjale;
9.2. registreerib Riigikogu menetlusse antud eelnõud, peab menetlusse antud eelnõude, vastuvõetud aktide ja muude Riigikogu istungil menetletud dokumentide arvestust ning sisestab vajaliku informatsiooni dokumendihalduse infosüsteemi;
9.3. koostab Riigikogu istungi materjalide aktitoimikud;
9.4. korraldab Riigikogu ja Kantselei asjaajamist ja dokumendihaldust ning arendab dokumendihalduse infosüsteemi;
9.5. töötab välja Riigikogu ja Kantselei dokumentide vormistamiseks vajalikud plangid, pitsatid ja templid ning peab nende registreid;
9.6. peab Riigikogu arhiivi;
9.7. korraldab Riigikogu ja Kantselei postiteenindust ning tellib perioodikaväljaandeid;
9.8. paljundab Riigikogu menetlusse antud õigusaktide eelnõusid, juhtivkomisjonis vormistatud muudatusettepanekuid, vastuvõetud õigusakte ning Riigikogu ja Kantselei tööga seotud muid dokumente;
9.9. juhendab Kantselei ametnikke asjaajamise ja dokumendihalduse küsimustes.
10. Eelnõutalitus:
10.1. toimetab keeleliselt Riigikogu menetluses olevaid eelnõusid ning Riigikogu ja Kantselei tööga seotud muid dokumente;
10.2. toimetab Riigikogu Toimetisi;
10.3. nõustab keeleliselt Riigikogu juhatust, liikmeid ja komisjone ning Kantselei töötajaid;
10.4. vormistab Riigikogus vastuvõetud aktid (v.a välislepingud) ja tegevuskavad, saadab Vabariigi Presidendi poolt väljakuulutatud seadused, õiguskantsleri ja riigikontrolöri ülevaated ning muud dokumendid avaldamiseks Riigi Teatajas;
10.5. märksõnastab Riigikogu istungiga seotud dokumente ja teeb ettepanekuid märksõnasüsteemi arendamiseks.
11. Stenogrammitalitus:
11.1. koostab, toimetab ja vormistab Riigikogu istungite protokolle ja stenogramme ning toimetab vajaduse korral Riigikogu ja Kantselei tööga seotud muid dokumente;
11.2. valmistab Riigikogu istungite stenogrammid ette avaldamiseks nii trükiväljaandena kui ka elektroonilistel andmekandjatel;
11.3. koostab vajaduse korral helisalvestiste põhjal muid Riigikogu tööga seotud stenogramme.
12. Tõlkebüroo:
12.1. tagab Riigikogu tööks vajalike dokumentide tõlkimise võõrkeeltest eesti keelde ja vastupidi;
12.2. korraldab vajaduse korral suulist tõlget.
III. ÕIGUSED
13. Osakonnal on õigus:
13.1. saada Riigikogu komisjonidelt ja fraktsioonidelt ning Kantselei juhtkonnalt ja struktuuriüksustelt tööks vajalikku informatsiooni;
13.2. teha Riigikogu menetluses olevate õigusaktide eelnõude kohta juhtivkomisjonile redaktsioonilisi ettepanekuid.
IV. OSAKONNA JUHTIMINE
14. Osakonda juhib osakonnajuhataja, kelle nimetab ametisse ja vabastab ametist Kantselei direktor asedirektori ettepanekul kooskõlastatult Riigikogu juhatusega.
15. Osakonnajuhataja:
15.1. juhib osakonna tööd ja tagab osakonnale pandud ülesannete täitmise;
15.2. jaotab tööülesandeid osakonna talituste ja büroo vahel ning kontrollib nende täitmist;
15.3. teeb Kantselei direktorile kooskõlastatult asedirektoriga ettepanekuid osakonna struktuuri, koosseisu ja töökorralduse muutmiseks, osakonna tegevuseks vajalike vahendite eraldamiseks, töötingimuste tagamiseks ning osakonna teenistujate palkade, lisatasude ja toetuste määramiseks ning distsiplinaarkaristuste ja ergutuste kohaldamiseks;
15.4. teeb Kantselei direktorile kooskõlastatult asedirektoriga ettepaneku osakonna teenistuja ametisse nimetamiseks ja ametist vabastamiseks;
15.5. hindab iga-aastaste vestluste alusel vahetult alluvate teenistujate töötulemusi ja nende vastavust ametikohale esitatavatele nõuetele ning teeb ettepanekuid konkursi- ja atesteerimiskomisjonile;
15.6. taotleb osakonna teenistujatele koolitust osakonna ülesannete paremaks täitmiseks;
15.7. annab alluvatele korraldusi teenistuskohustuste täitmiseks ja seadusega ettenähtud korras ühekordseid teenistusalaseid korraldusi, mille täitmine ei tulene nende teenistuskohustustest;
15.8. esindab osakonda selle ülesannete täitmisel;
15.9. täidab muid Kantselei põhimäärusest ja ametijuhendist tulenevaid, samuti Kantselei direktori ja asedirektori antud ülesandeid.
16. Osakonnajuhataja vastutab osakonnale pandud ülesannete õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest.
17. Osakonnajuhataja äraolekul asendab teda osakonna asejuhataja, asjaajamistalituse
juhataja.
18. Osakonnajuhataja ja osakonna asejuhataja, asjaajamistalituse juhataja üheaegsel äraolekul asendab osakonnajuhatajat üks osakonna struktuuriüksuse juhatajatest Kantselei asedirektori või osakonnajuhataja määramisel.
19. Talituse- ja büroojuhataja:
19.1. juhib talituse või büroo tööd;
19.2. jaotab tööülesandeid talituse või büroo teenistujate vahel ja kontrollib nende täitmist;
19.3. hindab iga-aastaste vestluste alusel talituse või büroo teenistujate töötulemusi ja nende vastavust ametikohale esitatavatele nõuetele ning teeb ettepanekuid konkursi- ja atesteerimiskomisjonile;
19.4. teeb osakonnajuhatajale ettepanekuid talituse või büroo töökorralduse täiustamiseks;
19.5. taotleb talituse või büroo teenistujatele koolitust talituse või büroo ülesannete paremaks täitmiseks.
